Schrijf vanuit de klant, niet vanuit jezelf
De meeste offertes openen met "Beste klant, hierbij de offerte voor..." en gaan dan over in een opsomming van wat jij gaat doen. Voor de lezer is dat een lijstje uren met een prijs eronder. Wat er ontbreekt is wat hij eraan heeft.
Begin daarom met het probleem of de wens van de klant. Eén of twee zinnen die laten zien dat je geluisterd hebt tijdens het kennismakingsgesprek. ZZP Nederland noemt personalisatie zelfs als de belangrijkste manier om je van concurrenten te onderscheiden. Een offerte die voelt als een sjabloon komt over als een sjabloon, ook al heb je hem zelf getypt.
Daarna komt jouw aanpak. Niet als opsomming van taken, maar als route naar wat de klant wil bereiken. "We starten met intake, daarna analyseren we de situatie, en in week drie leveren we het plan op" leest heel anders dan een lijstje modules. Klanten kiezen voor je oplossing, niet voor je urenplanning.
Bouw je offerte op zodat kiezen makkelijker wordt
Een goede offerte volgt een opbouw die twijfel wegneemt. Eerst herken je het probleem, dan beschrijf je de oplossing, en pas daarna komen de praktische details. Veel solo-ondernemers draaien dit om en beginnen met prijs en planning. Dan staat de prijs los van de waarde.
Geef ook een keuze, geen ultimatum. Twee of drie opties laten klanten kiezen wat past, in plaats van akkoord gaan of niet. Bij twee opties kiest men vaak voor de middelste. Bij één optie blijft de vraag "is dit het waard" hangen.
Houd het kort. Meer dan twee A4'tjes leest niemand, ook al heb je veel te zeggen. Wat overblijft, zet je in een bijlage of bespreek je later. Een helder aanbod waar klanten meteen ja op kunnen zeggen begint met weglaten, niet met toevoegen.
Snelheid telt: hoe sneller, hoe vaker raak
Het grootste voordeel van een solo-ondernemer ten opzichte van een bureau is snelheid. Toch sturen veel zzp'ers hun offerte pas drie dagen na het gesprek. Tegen die tijd is de klant alweer met andere dingen bezig, of heeft hij offertes van twee anderen op zijn bureau liggen.
Stuur dus binnen 24 uur, ook als de tekst niet helemaal af is. Een korte mail die laat zien dat je luistert is sterker dan een perfect document dat te laat komt. En vergeet de opvolging niet. Een offerte zonder telefoontje of mail erna verdwijnt makkelijk onderop de stapel. Eén vriendelijke vraag een week later is geen aandringen, dat is service.
Zorg dat de klant je al kent voordat hij de offerte ontvangt. Dan hoeft de offerte zelf niet alles te doen. Kijk op voor wie dibbi werkt of plan een gratis kennismaking om te zien hoe dat in jouw situatie past.
